Wanneer een werknemer (langdurig) ziek is of verdacht wordt van duistere zaken, wil je als werkgever wel inzage kunnen krijgen op de zakelijke mailbox van de betreffende werknemer.
Het is immers in het belang van de werkgever dat hij zorg blijft dragen voor een goede bedrijfscontinuering. Als net die ene mail in de zakelijke mailbox van de zieke werknemer van belang is om in te zien, mag je dan als werkgever volgens de AVG wel toegang krijgen tot deze mailbox?
Internationale rechtspraak
In beginsel heeft een werknemer recht op privacy, hetgeen onder andere voortvloeit uit artikel 8 EVRM (Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens). Dit recht op privacy heeft een werknemer niet enkel buiten werktijd om, maar ook op de werkvloer dient de privacy van de werknemer gerespecteerd te worden. Dit uitgangspunt wordt bevestigd door het EHRM. Daarnaast heeft het EHRM op 3 april 2007 geoordeeld dat het controleren van onder andere de mail van een werknemer waar de werknemer niets vanaf weet een inbreuk vormt op het recht op privacy.
Nederlandse rechtspraak
In 2007 heeft de Hoge Raad in Nederland, in een zaak betreffende de uitvoering van een antidrugsbeleid op de werkvloer, antwoord gegeven op de vraag wanneer op de werkvloer een inbreuk op de privacy van een werknemer gerechtvaardigd is. De Hoge Raad heeft aangegeven dat er in dit kader onderzoek gedaan dient te worden naar de volgende omstandigheden:
– Een legitiem doel dienen;
– De noodzakelijkheid;
– De proportionaliteit;
– De subsidariteit.
Vervolgens heeft het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden in haar uitspraak van 20 mei 2014 hierop voortgeborduurd door een criterium hieraan toe te voegen. De werkgever dient een werknemer van tevoren op de hoogte te hebben gesteld dat er controle op de zakelijke mailberichten kan plaatsvinden. Het Hof geeft hierbij aan dat een werkgever dit bijvoorbeeld kan opnemen in de arbeidsovereenkomst of het personeelsreglement.
Gerechtvaardigde inbreuk?
Om de vraag te kunnen beantwoorden of het gerechtvaardig is om de zakelijke mailbox van een werknemer in te zien en te controleren, dient eerst de vraag te worden gesteld of het inzien van de mailbox het geschikte middel is om de noodzaak voor bijvoorbeeld de continuering van de bedrijfsvoering, te rechtvaardigen. Daarnaast dient er een balans te zijn tussen het belang van de werknemer en het belang van de werkgever. Ook dient gekeken te worden of er geen andere mogelijkheid is dan het openen van de mailbox van de werknemer, om aan de belangrijke informatie te komen. In dit kader zou je kunnen denken aan dat de werknemer zelf de betreffende correspondentie naar de werkgever mailt of aan een (directe) collega. Tot slot is het van belang dat de werknemer op de hoogte is van de mogelijkheid dat zijn of haar zakelijke mailbox kan worden bekeken.
…Maar let op!
Mocht het inzien van de e-mailbox van de werknemer een gerechtvaardigde inbreuk opleveren, dan is dit per definitie geen vrijbrief om alle mails van de werknemer te bekijken. Als werkgever zijnde, dient u goed op te letten of het mails van zakelijke aard zijn of toch privé. Mocht de werkgever een mail tegenkomen die privé is, dan mag deze niet worden geopend en dient als privé correspondentie te worden behandeld. Dit omvat ook het doorzoeken van mails die privé zijn. Het gaat puur om de noodzakelijke mail(s) in werkverband.
Conclusie
Om terug te komen op de openingsvraag: “Als net die ene belangrijke mail in de zakelijke mailbox van de werknemer zit, mag je deze mailbox dan bekijken om de betreffende mail(s) te vinden?” Dit antwoord hangt dus af van de omstandigheden van het geval. Houd de criteria aan en leg vooraf in een arbeidsovereenkomst, dan wel in een personeelsreglement vast dat inzage in de mailbox een mogelijkheid is.