In deze blog bespreken wij waarom het van toepassing van de algemene voorwaarden zo belangrijk is en op welke wijze dit moet gebeuren. In de praktijk komen wij veel gevallen tegen waarbij de algemene voorwaarden niet op de juiste manier van toepassing verklaard zijn en dit kan grote nadelige gevolgen voor de partij die dacht dat de algemene voorwaarden van toepassing waren.
Wat zijn algemene voorwaarden?
Algemene voorwaarden zijn standaardvoorwaarden die van toepassing zijn op elke met een onderneming afgesloten overeenkomst. Deze algemene voorwaarden gelden dan in elke relatie die de onderneming aangaat, mits voldaan is aan enkele vereisten.
Wanneer zijn algemene voorwaarden van toepassing?
Algemene voorwaarden zijn van toepassing als ze correct ‘ter hand gesteld’ zijn. Hieraan is voldaan als de wederpartij een redelijke mogelijkheid heeft gehad om kennis te nemen van de algemene voorwaarden. Je hoeft niet te controleren of de wederpartij de algemene voorwaarden daadwerkelijk gelezen heeft. Let wel op dat dit vóór het sluiten van de overeenkomst gebeurt. Als de terhandstelling op onjuiste wijze gebeurt, zijn de algemene voorwaarden vernietigbaar.
Hoe stel ik de algemene voorwaarden elektronisch ter hand?
De algemene voorwaarden moeten elektronisch ter hand gesteld worden aan de wederpartij, bijvoorbeeld door:
- Vermeld in een per e-mail gestuurde offerte dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn (of in de offerte zelf) en voeg de voorwaarden toe als bijlage in de e-mail;
- Verwijs in het geval van SMS-diensten naar de algemene voorwaarden op een webadres middels een webadres of link;
- Plaats een link naar algemene voorwaarden in een onlinebestelproces en voeg een vakje toe met ‘ik heb de voorwaarden gelezen’ voordat daadwerkelijk besteld kan worden;
- Laat het akkoord op de offerte altijd bevestigen per e-mail door de klant;
- Zorg ervoor dat de algemene voorwaarden ook raadpleeg- baar zijn op de website, zodat wederpartijen de voorwaarden later opnieuw kunnen lezen of op kunnen slaan.
Maar ik heb mijn algemene voorwaarden gedeponeerd bij de KVK en ze staan op de factuur?
Veel bedrijven denken dat ze hun algemene voorwaarden bij de Kamer van Koophandel moeten deponeren om ze van toepassing te laten zijn maar dat is niet het geval. Het is enkel nodig als het redelijkerwijs niet mogelijk is om de algemene voorwaarden vóór het sluiten van de overeenkomst ter hand te stellen, zoals bij frisdrankautomaten of winkels als Albert Heijn en de Jumbo. Daarnaast zien we dat bedrijven de algemene voorwaarden op de factuur van toepassing verklaren maar op basis van de Nederlandse rechtspraak is vast komen te staan dat dit te laat is aangezien de overeenkomst bij het sturen van de factuur al gesloten is. Dit moet gebeuren voordat de overeenkomst tot stand komt!
Wat zijn de gevolgen als de algemene voorwaarden niet van toepassing zijn?
Als de algemene voorwaarden niet van toepassing zijn dan is de Nederlandse wet van toepassing met als gevolg dat bijvoorbeeld de aansprakelijkheid van de leverancier ongelimiteerd is, alle afgesproken termijnen fataal zijn, de prijzen niet verhoogd kunnen worden, er geen betalingsvoorwaarden gesteld kunnen worden en er onduidelijkheid ontstaat over wie de rechthebbende is van de intellectuele eigendomsrechten die rusten op de materialen of producten die geleverd worden aan de klant.
Samenvattend
We hopen dat u na het lezen van dit blog kritisch gaat kijken naar de manier hoe op dit moment bij uw bedrijf de algemene voorwaarden ter hand worden gesteld bij het sluiten van overeenkomsten met klanten. Stuur altijd een bijlage mee bij de offerte met daarin opgenomen de algemene voorwaarden en/of neem een hyperlink op in de offerte die doorverwijst naar de algemene voorwaarden op de website. Het is daarnaast belangrijk dat de algemene voorwaarden in de offerte zelf of in de begeleidende e-mail van toepassing worden verklaard. De algemene voorwaarden zijn niet van toepassing als ze zijn gedeponeerd bij de KVK of als ze van toepassing worden verklaard op de factuur. De gevolgen zijn groot als de algemene voorwaarden niet van toepassing zijn en u in conflict komt met uw klant.